Постановление № 427 от 06.12.2019 "Об утверждении Порядка реализации механизма аутсорсинга, типовых процедур и технологий проведения аутсорсинга"

Об утверждении Порядка реализации механизма аутсорсинга,

типовых процедур и технологий проведения аутсорсинга

 

В соответствии со статьей 76-6 Конституции Приднестровской Молдавской Республики, статьей 25 Конституционного закона Приднестровской Молдавской Республики от 30 ноября 2011 года № 224-КЗ-V «О Правительстве Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 11-48)
в действующей редакции, в целях обеспечения единого подхода со стороны исполнительных органов государственной власти, а также государственных
и муниципальных учреждений Приднестровской Молдавской Республики при реализации механизма аутсорсинга, Правительство Приднестровской Молдавской Республики

п о с т а н о в л я е т:

 

1. Утвердить Порядок реализации механизма аутсорсинга, типовых процедур и технологий проведения аутсорсинга согласно Приложению
к настоящему Постановлению.

2. Настоящее Постановление вступает в силу со дня, следующего за днем его официального опубликования.

 

 

 

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ  ПРАВИТЕЛЬСТВА                                                                  А.МАРТЫНОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ

к Постановлению Правительства

Приднестровской Молдавской

Республики

от 6 декабря 2019 года № 427

 

 

 

ПОРЯДОК

реализации механизма аутсорсинга, типовых процедур

и технологий проведения аутсорсинга

 

1. Общие положения

 

1. Настоящий Порядок реализации механизма аутсорсинга, типовых процедур и технологий проведения аутсорсинга (далее – Порядок) разработан
в целях определения единого механизма принятия управленческих решений
и выработки комплекса мер, направленных на повышение эффективности деятельности исполнительных органов государственной власти Приднестровской Молдавской Республики (далее – органы государственной власти), а также государственных и муниципальных учреждений Приднестровской Молдавской Республики (далее – учреждения), путем организации перевода административных и управленческих процессов
на аутсорсинг.

 

2. Реализация механизма аутсорсинга

 

2. Реализация механизма аутсорсинга осуществляется по следующим этапам (типовым процедурам):

а) формирование органом государственной власти (учреждением) перечня административных и управленческих процессов, потенциально пригодных для передачи на аутсорсинг;

б) создание рабочей группы или закрепление ответственного сотрудника (ответственного исполнителя) по обоснованию перевода на аутсорсинг административных и управленческих процессов, входящих в перечень, указанный в подпункте «а» настоящего пункта.

3. Формирование перечня административных и управленческих процессов, потенциально пригодных для передачи на аутсорсинг, проводится
с учетом:

а) анализа состояния существующих ключевых и обеспечивающих функций (услуг, работ), возможности их разделения до уровня логически обособленных административных действий при исполнении функции (услуги, работы), имеющих конечный результат и выделяемых в рамках исполнения функции (услуги, работы);

б) отсутствия правовых ограничений по передаче отдельных административных и управленческих процессов на аутсорсинг;

в) возможности передачи обеспечивающих функций (услуг, работ)
на аутсорсинг как целиком, так и в части отдельных административных
и управленческих процессов в составе этих функций (услуг, работ).

4. По решению руководителя органа государственной власти (учреждения) с целью обоснования перевода на аутсорсинг административных и управленческих процессов и подготовке соответствующего проекта решения (заключения) может создаваться рабочая группа или закрепляться ответственный исполнитель.

Рабочая группа формируется в следующем составе:

а) представители органа государственной власти (учреждения), в котором рассматривается вопрос передачи административных и управленческих процессов на аутсорсинг;

б) независимые эксперты той сферы деятельности, в которой предполагается осуществление передачи административных и управленческих процессов на аутсорсинг.

Рабочая группа или закрепленный ответственный исполнитель проводит обоснование перевода административных и управленческих процессов
на аутсорсинг и готовит соответствующее заключение.

 

3. Обоснование перевода административных

и управленческих процессов на аутсорсинг

 

5. Обоснование перевода административных и управленческих процессов на аутсорсинг базируется на следующих принципах:

а) принцип достоверности, согласно которому расчеты производятся
на основании информации, полученной из достоверных и надежных источников;

б) принцип прозрачности, согласно которому четко определен и понятен для пользования алгоритм обоснования перевода административных
и управленческих процессов на аутсорсинг;

в) принцип целостности и связанности, согласно которому
в последовательности действий по обоснованию перевода административных
и управленческих процессов на аутсорсинг зафиксирована пошаговая процедура, предполагающая, что каждый последующий шаг логически следует за предыдущим.

6. В рамках проведения обоснования перевода административных
и управленческих процессов на аутсорсинг рабочая группа или закрепленный ответственный исполнитель осуществляет анализ в соответствии
со следующими критериями, установленными Методическими рекомендациями по выявлению административных и управленческих процессов, подлежащих аутсорсингу, утвержденными Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 8 июля 2019 года № 247 «Об утверждении Методических рекомендаций по выявлению административных
и управленческих процессов, подлежащих аутсорсингу» (САЗ 19-26) (далее – Методические рекомендации по выявлению административных
и управленческих процессов, подлежащих аутсорсингу):

а) стоимость услуг по аутсорсингу меньше расчетной себестоимости административного и управленческого процесса внутри органа государственной власти (учреждения).

Расчетная себестоимость административного и управленческого процесса определяется на основе данных бюджетного учета и финансовой отчетности как минимум за последний год, предшествовавший году, в котором  проводится анализ, в следующей последовательности:

1) определение (описание) административного и управленческого процесса, подлежащего передаче на аутсорсинг. Данный этап предусматривает четкое установление содержания работ, выполняемых в рамках административного и управленческого процесса, времени выполнения каждой операции, занятости задействованных специалистов, использования иных материально-технических ресурсов;

2) определение прямых затрат по административному и управленческому процессу, подлежащему передаче на аутсорсинг. Определение прямых затрат основывается на определении затрат, которые возникают только в процессе выполнения рассматриваемого административного и управленческого процесса. К таким затратам относятся затраты на оплату труда сотрудников, принимающих непосредственное участие в реализации административного
и управленческого процесса.

К прямым затратам могут быть отнесены затраты на обслуживание
и содержание помещений, транспортные услуги, услуги связи и иные затраты, если определенные помещения, транспорт, связь и иное имущество используются только для осуществления рассматриваемого административного и управленческого процесса;

3) определение накладных затрат по административному
и управленческому процессу, подлежащему передаче на аутсорсинг. Определение накладных затрат предусматривает определение дополнительных к основным затратам расходов органа государственной власти (учреждения), связанных с управлением, обслуживанием и эксплуатацией помещений (оборудования), то есть с созданием необходимых условий для выполнения административного и управленческого процесса.

К накладным затратам относятся:

а) затраты на оплату труда руководителя и административно-управленческого состава (планово-экономические подразделения, бухгалтерия, кадровые, юридические подразделения и прочие);

б) затраты на обслуживание помещений (коммунальные расходы, расходы на аренду и прочее);

в) затраты на услуги связи;

г) транспортные затраты;

д) начисление износа зданий, сооружений, оборудования и прочего;

е) другие затраты в зависимости от структуры деятельности органа государственной власти (учреждения).

Накладные затраты по административному и управленческому процессу, подлежащему передаче на аутсорсинг, должны быть определены пропорционально интенсивности потребления данных затрат при выполнении данного процесса;

б) сохранение и (или) повышение уровня качества административного
и управленческого процесса при передаче его на аутсорсинг;

в) значимость административного и управленческого процесса органа государственной власти (учреждения) с позиции полномочий, функций, целей
и задач государственной структуры;

г) возможность передачи административного и управленческого процесса на аутсорсинг в соответствии с нормативными правовыми актами Приднестровской Молдавской Республики (отсутствие ограничительного фактора выполнения данного процесса исключительно органом государственной власти (учреждением));

д) административный и управленческий процесс требуется осуществить
в сроки, не достижимые с помощью ресурса органа государственной власти (учреждения), или в сроки, которые требуют сокращения;

е) минимальность рисков возникновения негативных последствий при передаче исполнения административного и управленческого процесса
на аутсорсинг;

ж) возможность мониторинга и контроля органом государственной власти (учреждением) за деятельностью аутсорсеров при передаче им административного и управленческого процесса на аутсорсинг.

7. В процессе анализа административных и управленческих процессов
на соответствие критериям, указанным в пункте 6 настоящего Положения, рабочая группа или закрепленный ответственный исполнитель проводит исследование рынка на предмет:

а) наличия юридических (физических) лиц, обладающих необходимыми материально-техническими и трудовыми ресурсами для выполнения предполагаемого к передаче на аутсорсинг административного
и управленческого процесса;

б) наличия у потенциальных аутсорсеров опыта выполнения работ, аналогичных передаваемому на аутсорсинг административному
и управленческому процессу;

в) уровня конкуренции на рынке и возможности для организации
и проведения конкурса на право заключения договора на передачу административного и управленческого процесса на аутсорсинг;

г) среднерыночной стоимости услуг, аналогичных предполагаемому
к передаче на аутсорсинг административному и управленческому процессу;

д) уровня качества и доступности услуг, аналогичных предполагаемому
к передаче на аутсорсинг административному и управленческому процессу.

8. При проведении исследования рынка используются достоверные
и надежные источники данных. В качестве основных открытых источников информации по рынку рекомендуются:

а) информация органов статистики и некоммерческого партнерства «Торгово-промышленная палата Приднестровской Молдавской Республики»;

б) сведения, полученные из средств массовой информации и сети Интернет;

в) данные маркетинговых исследований и опросов, выполненных информационными и консультационными организациями;

г) информация, полученная на специализированных выставках организаций, предоставляющих услуги, аналогичные предполагаемому
к передаче на аутсорсинг административному и управленческому процессу.

В целях получения более полных результатов исследования могут направляться предварительные запросы (без оферты) организациям (физическим лицам), предоставляющим услуги, аналогичные предполагаемому к передаче на аутсорсинг административному и управленческому процессу.

9. По итогам проведенной работы рабочая группа или закрепленный ответственный исполнитель подготавливает заключение с приложением заполненной таблицы по критериям, оформленной в соответствии
с Методическими рекомендациями по выявлению административных
и управленческих процессов, подлежащих аутсорсингу, с расчетом соответствующего значения интегрального критерия, а также содержащим один из следующих выводов:

а) о целесообразности перевода функции (услуги, работы) на аутсорсинг;

б) о нецелесообразности перевода функции (услуги, работы)
на аутсорсинг;

в) об абсолютной нецелесобразности перевода функции (услуги, работы) на аутсорсинг.

Заключение должно отражать результаты исследования рынка
с указанием перечня потенциальных аутсорсеров, аналитические материалы, подробные расчеты и обоснование оценки критериев, установленных Методическими рекомендациями по выявлению административных
и управленческих процессов, подлежащих аутсорсингу.

Заключение подписывается каждым членом рабочей группы или закрепленным ответственным исполнителем.

10. Заключение, подготовленное рабочей группой или закрепленным ответственным исполнителем, в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента его подготовки должно быть передано на утверждение руководителю органа государственной власти (учреждения).

Утвержденное государственным или муниципальным учреждением заключение должно быть согласовано с исполнительным органом государственной власти, осуществляющим функции собственника в отношении данного учреждения.

 

4. Техническое задание для потенциального аутсорсера

 

11. В отношении административных и управленческих процессов,
по которым в результате проведенной работы имеется утвержденное
и согласованное заключение о целесообразности перевода процесса
на аутсорсинг, рабочей группой или закрепленным ответственным исполнителем формируется техническое задание для потенциального аутсорсера.

12. Техническое задание представляет собой детальное описание действий, связанных с исполнением административного и управленческого процесса, а также формулирование необходимых и достаточных требований
к выполнению административных и управленческих процессов, передаваемых на аутсорсинг.

13. Техническое задание должно содержать:

а) наименование и описание административных и управленческих процессов, передаваемых на аутсорсинг;

б) описание порядка выполнения административных и управленческих процессов, передаваемых на аутсорсинг;

в) основные количественные и качественные показатели выполнения административных и управленческих процессов, передаваемых на аутсорсинг,
а также порядок взаимодействия сторон в случае отклонения значений показателей от запланированных;

г) место и сроки исполнения административных и управленческих процессов, передаваемых на аутсорсинг;

д) тарифы и (или) порядок расчета стоимости выполнения административных и управленческих процессов, передаваемых на аутсорсинг;

е) требования к аутсорсеру исходя из специфики выполнения административных и управленческих процессов, передаваемых на аутсорсинг,
в части квалификации персонала, состояния материально-технической базы, наличия лицензии и иных разрешительных документов на выполнение определенного вида деятельности;

ж) иные требования исходя из специфики административных
и управленческих процессов, передаваемых на аутсорсинг.

14. Разработанное техническое задание является приложением к договору на аутсорсинг.

15. По итогам разработки технического задания рабочей группой или закрепленным ответственным исполнителем формируется пакет документации, необходимой для проведения отбора аутсорсера.

 

5. Проведение отбора аутсорсера и заключение договора на аутсорсинг

 

16. Проведение отбора аутсорсера осуществляется органом государственной  власти (учреждением), которым принято решение
о применении аутсорсинга, в соответствии с законодательством Приднестровской Молдавской Республики в сфере государственных закупок.

Для выполнения ключевых функций (услуг, работ) органов государственной власти (учреждений), а также для выполнения ключевых
и обеспечивающих функций (услуг, работ) органов государственной власти, руководство которыми осуществляет Президент Приднестровской Молдавской Республики, аутсорсером не может выступать физическое лицо – гражданин иностранного государства, индивидуальный предприниматель – гражданин иностранного государства, иностранное юридическое лицо и (или) его филиал, а также юридическое лицо Приднестровской Молдавской Республики
с иностранным участием.

17. По итогам отбора аутсорсера руководитель органа государственной  власти (учреждения) заключает договор на аутсорсинг.

18. В договоре на аутсорсинг указываются следующие условия:

а) предмет договора – перечень передаваемых аутсорсеру обязанностей по выполнению комплекса процедур, направленных на реализацию административных и управленческих процессов;

б) условия и порядок выполнения комплекса процедур, направленных
на реализацию административных и управленческих процессов;

в) стоимость договора на аутсорсинг;

г) порядок и сроки оплаты;

д) права и обязанности сторон, в том числе связанные с разглашением сведений, составляющих государственную, коммерческую и иную, охраняемую законом тайну;

е) порядок проведения мониторинга и контроля качества выполнения комплекса процедур, направленных на реализацию административных
и управленческих процессов;

ж) сроки, периодичность представления и форма отчетности
об исполнении договора;

з) меры ответственности, в том числе размер и порядок установления штрафных санкций за несвоевременное или некачественное исполнение условий договора;

и) процедура изменения условий договора в случае принятия обязательных для исполнения правовых актов по вопросам, относящимся
к сфере выполнения, переданных на аутсорсинг административных управленческих процессов;

к) порядок расторжения, досрочного прекращения договора, одностороннего отказа от исполнения в случае ненадлежащего исполнения аутсорсером условий договора с описанием критериев, на основании которых принимается решение о невозможности дальнейшего выполнения аутсорсером административных и управленческих процессов, переданных на аутсорсинг;

л) иные условия, которые стороны договора сочтут существенными.

19. Аутсорсинг административных и управленческих процессов осуществляется аутсорсером непосредственно без права передачи третьим лицам, за исключением случаев, когда новый исполнитель является правопреемником аутсорсера, с которым заключен договор, вследствие реорганизации юридического лица в форме преобразования, слияния или присоединения.

20. В случае необходимости договором предусматриваются:

а) переходный период для передачи документов и начала реализации аутсорсером своих действий;

б) порядок работы с персональными данными должностных лиц, участвующих в аутсорсинге, и требования по организации документооборота;

в) процедура доступа к имеющимся у органа государственной власти (учреждения) сведениям, составляющим государственную, коммерческую
и иную, охраняемую законом тайну.

21. При заключении договора на аутсорсинг орган государственной власти (учреждение) проводит мероприятия по оптимизации своей организационной структуры и изменению положения органа государственной власти (учреждения) в части исключения из функционала и штата административных и управленческих процессов, переданных на аутсорсинг.

 

6. Мониторинг эффективности выполнения административных

и управленческих процессов, переданных на аутсорсинг

 

22. Целью мониторинга эффективности выполнения административных
и управленческих процессов, переданных на аутсорсинг, является выявление соответствия деятельности, выполняемой в рамках аутсорсинга, положениям договора на аутсорсинг и параметрам технического задания, своевременное выявление и корректировка отклонений.

23. С целью проведения мониторинга локальным актом органа государственной власти (учреждения) утверждаются:

а) порядок взаимодействия с аутсорсером, структурное подразделение (ответственное должностное лицо) по взаимодействию с аутсорсером в рамках реализации договора;

б) периодичность проведения мониторинга эффективности выполнения административных и управленческих процессов, переданных на аутсорсинг, определенных техническим заданием к договору на аутсорсинг;

в) мероприятия, осуществляемые в ходе проведения мониторинга;

г) действия, принимаемые в случае выявления отклонений от положений договора на аутсорсинг и требований технического задания.

24. В период проведения аутсорсинга административных
и управленческих процессов органом государственной власти (учреждением):

а) осуществляется постоянный мониторинг изменений законодательства Приднестровской Молдавской Республики, регулирующего вопросы, связанные с выполнением комплекса процедур, направленных на реализацию административных и управленческих процессов, переданных на аутсорсинг;

б) ежеквартально отслеживается соблюдение договора на аутсорсинг, выявляется наличие отклонений от требований технического задания
на осуществление аутсорсинга административных и управленческих процессов;

в) осуществляется постоянный контроль за поступлением жалоб
от потребителей услуг аутсорсера.

Аутсорсер в период проведения аутсорсинга административных
и управленческих процессов в срок, установленный договором на аутсорсинг, информирует орган государственной власти (учреждение) о выполнении каждого пункта обязательств, закрепленных в договоре на аутсорсинг,
и в требованиях технического задания.

25.    Руководитель учреждения направляет исполнительному органу государственной власти, осуществляющему функции собственника
в отношении данного учреждения, информацию о заключении договора
на аутсорсинг в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня его заключения,
а также представляет информацию о соблюдении аутсорсером договора
на аутсорсинг и требований технического задания на осуществление аутсорсинга административных и управленческих процессов в течение 5 (пяти) рабочих дней после получения сведений от аутсорсера.

 

7. Оценка эффективности аутсорсинга административных

и управленческих процессов, переданных на аутсорсинг

 

26. Оценка эффективности аутсорсинга административных
и управленческих процессов, переданных на аутсорсинг, проводится ежеквартально и определяется на основании интегрального показателя, включающего в себя показатели, характеризующие:

а) результаты аутсорсинга;

б) экономическую эффективность;

в) уровень управления аутсорсингом.

27. Показатели, характеризующие результаты аутсорсинга, определяют  степень удовлетворенности органа государственной власти (учреждения) качеством исполнения административных и управленческих процессов, переданных на аутсорсинг, а также соответствие качества административных
и управленческих процессов, переданных на аутсорсинг, требованиям технического задания.

28. Показатели, характеризующие экономическую эффективность, определяются путем сравнения стоимости выполнения комплекса процедур, направленных на реализацию административных и управленческих процессов, переданных на аутсорсинг, самими органами государственной власти (учреждениями) и аутсорсером.

29. Показатели, характеризующие уровень управления аутсорсингом, определяют наличие или отсутствие постоянного мониторинга изменений законодательства Приднестровской Молдавской Республики, отслеживания соблюдения договора на аутсорсинг с целью выявления отклонений
от требований технического задания на осуществление аутсорсинга, информирования о выполнении каждого пункта обязательств, закрепленных
в договоре на аутсорсинг и в требованиях технического задания.

Результаты анализа эффективности аутсорсинга заполняются в виде таблицы согласно Приложению № 1 к настоящему Порядку.

30. Интегральный показатель эффективности аутсорсинга рассчитывается как произведение значения соответствующего критерия (i) и значения весового коэффициента (L) по следующей формуле:

I = L1 x i1 + L2 x i2 + L3 x i3 + L4 x i4 + L5 x i5, 

где:

i1, i2, i3, i4, i5 - значение критерия;

L1, L2, L3, L4, L5 - весовой коэффициент, присваиваемый для каждого критерия.

31. Интерпретация значений интегрального показателя эффективности аутсорсинга производится с учетом полученного расчетным путем показателя согласно Приложению № 2 к настоящему Порядку.

32. По итогам проведенного анализа эффективности аутсорсинга руководитель органа государственной власти (учреждение – по согласованию
с исполнительным органом государственной власти, осуществляющим функции собственника в отношении данного учреждения) принимает решение о продолжении и перспективах осуществления административных
и управленческих процессов с использованием механизма аутсорсинга.

 

Приложение № 1

к Порядку реализации механизма

аутсорсинга, типовых процедур

и технологий проведения аутсорсинга

 

Критерии эффективности аутсорсинга

 

№ п/п

Наименование критерия

Значения, i

Значение

весового

коэффициента, L*

1. Показатели, характеризующие результаты аутсорсинга

1.

Степень удовлетворенности органа государственной власти (учреждения) качеством исполнения административных и управленческих процессов, переданных на аутсорсинг

Положительно/отрицательно (в случае выбора значения «положительно» показателю присваивается значение «1», в случае выбора значения «отрицательно» - «0»)

0,2

2.

Соответствие качества административных и управленческих процессов, переданных на аутсорсинг, требованиям технического задания

Оценка от 0 до 100% (в случае выбора значений от 0 до 49% показателю присваивается значение «0», в случае выбора значений от 50 до 100% - «1»)

0,3

2. Показатель, характеризующий экономическую эффективность

3.

Сравнение стоимости выполнения комплекса процедур, направленных на реализацию административных и управленческих процессов, переданных на аутсорсинг

Эффективно/неэффективно (в случае выбора значения «эффективно» показателю присваивается значение «1», в случае выбора значения «неэффективно» - «0»)

0,3

3. Показатели, характеризующие уровень управления аутсорсингом

4.

Ежеквартальное отслеживание соблюдения условий договора на аутсорсинг с целью выявления отклонений от требований технического задания на осуществление аутсорсинга административных и управленческих процессов

Проводится/не проводится (в случае выбора значения «проводится» показателю присваивается значение «1», в случае выбора значения «не проводится» показателю присваивается значение «0»)

0,1

5.

Ежеквартальное информирование аутсорсером органа государственной власти (учреждения) о выполнении каждого пункта обязательств, закрепленных и в договоре на аутсорсинг, и в требованиях технического задания

Информируется/не информируется (в случае выбора значения «информируется»  показателю присваивается значение «1», в случае выбора значения «не информируется»  показателю присваивается значение «0»)

0,1

* суммарное значение весовых коэффициентов должно быть равно 1.

Приложение № 2

к Порядку реализации механизма

аутсорсинга, типовых процедур

и технологий проведения аутсорсинга

 

 

 

Интерпретация значений интегрального показателя

эффективности аутсорсинга

 

№ п/п

Значение интегрального показателя

Интерпретация значения интегрального показателя

1.

от 0,6 до 1,0

эффективно

2.

от 0,25 до 0,59

неэффективно

3.

от 0 до 0,24

абсолютно неэффективно