| МИНИСТЕРУЛ
ДЕЗВОЛТЭРИЙ ЕКОНОМИЧЕ АЛ РЕПУБЛИЧИЙ МОЛДОВЕНЕШТЬ НИСТРЕНЕ |
МIНIСТЕРCТВО ЕКОНОМIЧНОГО РОЗВИТКУ
ПРИДНIСТРОВСЬКОI МОЛДАВСЬКОI РЕСПУБЛIКИ |
||||||
| МИНИСТЕРСТВО
ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ПРИДНЕСТРОВСКОЙМОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
|
|||||||
| МD3300, ПМР, г. Тирасполь, ул. 25 Октября, 100, тел: 0(533) 9-19-65, тел/факс: 0(533) 9-74-10,
|
|||||||
| № | |||||||
| На № | _____________ | От | ______________ | ||||
| Инструктивное письмо
об обязательном наличии в первичных учетных документах, составленных в электронном виде, всех законодательно установленных реквизитов |
|||||||
Переход на электронный документооборот имеет значительные преимущества для организаций всех организационно-правовых форм, включая экономию времени и средств, повышение оперативности и безопасности работы с документами, а также упрощение бизнес-процессов и улучшение взаимодействия с контрагентами и государственными органами.
При этом механизмы обеспечения правовых условий для использования электронных документов и электронной подписи, определение основных прав, обязанностей участников электронного взаимодействия в сфере обращения электронных документов, а также основных правил осуществления электронного документооборота, установлены Законом ПМР от 3 июля 2017 года № 205-З-VI «Об электронном документе и электронной подписи» (далее – Закон ПМР «Об электронном документе и электронной подписи»), в соответствии с которым:
а) электронный документ – это информация, представленная в электронной форме, пригодная для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
б) электронная подпись – это информация в электронной форме, которая присоединена или иным образом связана с другой информацией (подписываемой информацией) в электронной форме и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
в) электронный документооборот – это совокупность процессов создания, обработки, отправки, получения, хранения, изменения и (или) уничтожения электронных документов.
Вместе с тем согласно нормам статьи 12 Закона ПМР «Об электронном документе и электронной подписи» электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с действующим законодательством ПМР, кроме случая, когда законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
В то же время электронный документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, только в случаях, установленных законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или по соглашению участников электронного взаимодействия.
В свою очередь, нормами статьи 11 Закона ПМР от 17 августа 2004 года № 467-З-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (далее – Закон ПМР «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности») установлено, что первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
То есть, согласно нормам Закона ПМР «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» в целях бухгалтерского учета электронный документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
При этом в соответствии с подпунктом н) статьи 2 Закона ПМР «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» первичные документы – это имеющие юридическую силу письменные свидетельства, удостоверяющие либо подтверждающие факты хозяйственной жизни, включая распоряжения и разрешения руководства (собственника) организации.
Вместе с тем для достижения юридической силы первичных учетных документов нормами пункта 2 статьи 11 Закона ПМР «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» устанавливается обязанность по содержанию в каждом первичном учетном документе следующих обязательных реквизитов:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование экономического субъекта, составившего документ;
г) содержание факта хозяйственной жизни;
д) величина денежного и (или) натурального измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
е) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
ж) подписи лиц, предусмотренных вышеобозначенным подпунктом е), с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
То есть, первичный учетный документ, как составленный на бумажном носителе, так и в электронной форме должен обязательно включать в себя все вышеперечисленные реквизиты.
Следовательно, руководствуясь нормами Закона ПМР «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», представляется, что в целях бухгалтерского учёта электронные документы, содержащие в себе все законодательно установленные обязательные реквизиты, подписанные электронной подписью, обладают юридической силой, равнозначной бумажным документам.
В свою очередь, необходимо подчеркнуть, что действие Закона ПМР «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» распространяется на все организации независимо от организационно-правовой формы, находящиеся на территории ПМР, зарегистрированные в качестве юридического лица в соответствии с действующим законодательством ПМР, а также на филиалы и представительства иностранных организаций.
Следовательно, все организации независимо от организационно-правовой формы, находящиеся на территории ПМР, зарегистрированные в качестве юридического лица в соответствии с действующим законодательством ПМР, а также филиалы и представительства иностранных организаций обязаны оформлять все факты хозяйственной жизни первичными учетными документами, составленными на бумажном носителе и (или) в электронном виде, с содержанием в них всех обязательных законодательно установленных реквизитов.
Например, подпунктом ж) пункта 2 статьи 11 Закона ПМР «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» установлено, что одним из обязательных реквизитов, который должен содержать каждый первичный учетный документ являются подписи лиц, совершивших сделку (операцию, событие), и лиц, ответственных за правильность оформления сделки (свершившегося события, операции), с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, в связи с чем данные реквизиты должны в обязательном порядке содержаться в первичных учетных документах, составленных как на бумажном носителе, так и в электронном виде, организациями всех организационно-правовых форм, на которые распространяется действие Закона ПМР «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».
Наряду с этим необходимо подчеркнуть, что оформление в бухгалтерском учете электронных первичных учетных документов требует соблюдения ряда технических и юридических требований, направленных на обеспечение их сохранности, целостности, подлинности и юридической значимости. Это включает в себя использование электронных подписей, обеспечение доступности для чтения и обработки, а также соблюдение общих законодательно установленных требований к формату и реквизитам первичного учетного документа.
Первый заместитель министра
А.А. Слинченко